Proximate UG

Geschrieben von Alan Rachid am 20.01.2025

Als Nico und Roy sich dazu entschlossen haben, ein eigenes Unternehmen zu gründen, wollten sie ihre langjährige Erfahrung in der IT- und Beratungsbranche nutzen, um viele Dinge, die sie bei ihren früheren Arbeitgebern gestört hatten, besser zu machen. Proximate soll eine sich selbst organisierende Organisation mit flachen Hierarchien und ohne starre Prozesse sein, die ihre Kunden mit Ehrlichkeit, Neugier und Kompetenz bei der digitalen Transformation unterstützt, damit diese ihre Arbeit im Sinne der Gemeinschaft und im verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen erledigen können. Unsere Unternehmensvision lautet:

Momentan stehen wir aufgrund unseres Wachstums vor Herausforderungen, die wir im Sinne einer sich selbst organisierenden Teamstruktur umsetzen wollen. In diesem Artikel gehen wir auf eine dieser Herausforderugen ein und darauf wie wir sie gelöst haben.

Die Problemstellung: Wie können wir für Aufgaben ein einheitliches Vorgehen finden, ohne dabei starre und zu komplexe Prozesse zu etablieren?

Mit Alan konnten wir unseren ersten Kollegen davon überzeugen, gemeinsam mit uns unsere Vision in die Tat umzusetzen. Ab März kommt ein weiterer Kollege hinzu. So langsam merken wir, dass wir für gewissen Aufgaben bzw. Entscheidungen etwas benötigen, woran wir uns orientieren können, um diese Aufgaben gut umzusetzen und eine Entscheidung im Sinne aller zu treffen. Das beste Beispiel hierfür ist der Umgang mit der Urlaubsplanung: Wie kann man seinen Urlaubswunsch hinterlegen? Wie vermerke ich meinen Urlaub? Wen muss ich alles darüber in Kenntnis setzen, dass ich in Urlaub bin?

All diese Fragen haben wir uns bereits schmerzlich stellen müssen, da wir ehrlich gesprochen schon an dem Punkt waren, an dem ein Kollege abwesend war und wir nicht wussten wieso.

Wir könnten nun einen Prozess zur Beantragung von Urlaub einführen, der mit der Genehmigung einer vorgesetzten Person endet. Jedoch wollen wir keine Hierarchien im Unternehmen und außerdem ist uns ein Prozess für Urlaubplanung einfach zu groß für 4 Personen. Wir sind auch davon überzeugt, dass starre Prozesse uns in unserer Kreativität und im innovativen Denken einschränken.

Die Lösung: Das Konzept der Vereinbarungen aus der Soziokratie

Soziokratie ist eine Form der Organisationstruktur und -führung, in der alle beteiligten Personen eine gleichwertige Stimme haben und aktiv an der Gestaltung von Entscheidungen mitwirken können. Konsequent genutzt würde Soziokratie einen Rahmen liefern, wie Organisationen anstatt in Abteilungen und Hierarchien in einer Kreisstruktur arbeiten, wo Kolleg:innen gemäß Ihrer Fähigkeiten, Kompetenzen und Interessen in Arbeitskreisen organisiert sind, die alle Befugnisse haben, um Entscheidungen innerhalb ihres Kreises eigenständig zu treffen. In den jeweiligen Kreisen agieren Kolleg:innen als Rolleninhaber:innen, die klare Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. Da wir aber nur 4 Kollegen sind, wäre dies für unsere jetzige Größe überfordernd und unnötig. Aufgrund dessen bedienen wir uns aus dem Werkzeugkasten der Soziokratie und nutzen die für uns hilfreichen Werkzeuge.

So haben wir unter anderem auch das Konzept der Vereinbarungen für uns gefunden. Eine Vereinbarung ist ein Satz von Regeln und Empfehlungen an die wir und halten, wenn wir eine bestimmte Tätigkeit verrichten oder eine Entscheidung treffen. Zunächst hat eine Vereinbarung immer eine Spannung, die gelöst werden soll. Eine Spannung wird gemäß Soziokratie definiert als:

„Eine Spannung ist eine persönliche Erfahrung: Ein Symptom von Unstimmigkeit zwischen persönlicher Wahrnehmung und Erwartung (oder Präferenz).“

Im oben genannten Beispiel des Urblaubsantrag wäre die Spannung „Wie nehme ich Urlaub und informiere mein Team und Kund:innen über diesen?“ Wenn ihr mehr über Soziokratie erfahren wollt, findet ihr hier den Leitfaden.

Die Umsetzung: Wie kommen wir zu einer Vereinbarung für eine Spannung?

Vermutlich wären wir nie allein auf die Idee gekommen mit Vereinbarungen zu arbeiten. Die Theorie aus dem Leitfraden von Soziokratie 3.0 war uns bekannt, jedoch hat uns ein Prozess zum effektiven Arbeiten mit diesen gefehlt. Geholfen hat uns hierbei die tolle Lernplattform der New-Work-Zeitschrift Neue Narrative.Die Plattform 9 Spaces beinhaltet eine Vielzahl von Anleitungen, Workshop-Formaten und Mural/Miro-Templates für viele Themen rund um New-Work, unteranderem einen Policy-Baukasten. Aus diesem Baukasten haben wir unsere Schablone für eine Vereinbarung abgeleitet. Hier halten wir fest, welche Dinge getan werden müssen, was wir empfehlen, ergänzend noch zu machen und was wir als nützliche Informationen für die relevante Vereinbarungen halten.

Unser Prozess zur Erstellung und Nutzung einer Vereinbarung startet damit, dass ein Teammitglied eine für sich relevante Spannung in unserer Arbeitsweise identifiziert. Basierend auf dieser Spannung erstellt die Person einen Vereinbarungsentwurf basierend auf unserer Schablone. In unserem wöchentlich stattfindenden Proximate-Weekly haben wir einen Agendapunkt, wo wir über Anpassungen bestehender Vereinbarungen und neue Vereinbarungsentwürfe sprechen. Gesammelt werden die Anpassungen als auch die neuen Entwürfe auf unserem zentralen Mural-Board mit allen bereits gelebten und potentiell neuen Vereinbarungen. Nachdem die Änderungswünsche und neuen Entwürfe kurz vorgestellt wurden, stimmen wir darüber ab, ob wir alle keine gravierenden Einwände haben. Wenn dem so ist, haben wir den neuen Entwurf bzw. die Änderung angenommen und sie wird ab sofort gelebt. Sollte dies nicht so sein, vereinbart die Entwurfsersteller:in einen dezidierten Termin zur Vereinbarungsabstimmung.

Da wir momentan noch nicht so viele Vereinbarungen haben, dass wir die Einhaltung dieser überwachen müssen, verzichten wir auf dezidierte Verantwortlichkeiten hierfür. Vermutlich müssen wir uns hier noch etwas überlegen, sobald wir mehr Kolleg:innen bekommen. Oder wir nutzen die guten Vorschläge aus der 9spaces-Plattform hierfür.